如何寫英語(yǔ)電子郵件?
1、主題【簡(jiǎn)潔明確,直奔主旨】
主題(Subject)要點(diǎn)明郵件中心目的,幾個(gè)單詞簡(jiǎn)要描述,讓收件人一眼知曉意圖即可。
2、 稱呼【注意身份,恰當(dāng)選擇】
寫郵件之前確認(rèn)好收信方的稱呼,尤其是給教授/導(dǎo)師/助教/HR/Mentor/Boss發(fā)郵件時(shí),注意書寫正確,如果名字都沒(méi)寫對(duì)會(huì)給對(duì)方留下非常不好的初印象。
3、 開場(chǎng)白【簡(jiǎn)單問(wèn)候,以示禮貌】
對(duì)于發(fā)件人來(lái)說(shuō),開場(chǎng)白的使用避免郵件過(guò)分直接,對(duì)于收件人也能夠感受到來(lái)信的友好和禮貌。
4、正文【開門見山,條理清晰】
正文言簡(jiǎn)意賅,準(zhǔn)確表達(dá)自己的意向。
如果有多個(gè)問(wèn)題或多方面內(nèi)容,請(qǐng)利用排版分點(diǎn)表述。
5、結(jié)束語(yǔ)【期待回信,表示感謝】
6 落款【書寫準(zhǔn)確,靈活變化】
落款是一封正式的郵件不可缺少的一部分,一般與正文&結(jié)束語(yǔ)隔一行書寫。
由于是最后一步啦,大家可能急著發(fā)出去而出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏,所以一定要穩(wěn)住!
建議制作個(gè)人的落款模板,一方面方便展示自己的基本信息,另一方面也避免書寫錯(cuò)誤。
7、注意事項(xiàng)
1)發(fā)送郵件前請(qǐng)仔細(xì)檢查,避免拼寫/稱呼/附件遺漏/收件人郵箱等低級(jí)錯(cuò)誤
2)郵件措辭盡量客氣禮貌,避免強(qiáng)硬的要求,比如:You have to / must / need to,多用請(qǐng)求類語(yǔ)句Could you please…/ May I have…/ I’d love to…
3)發(fā)郵件的時(shí)間注意選擇工作日的工作時(shí)間,如果有時(shí)差設(shè)置定時(shí)發(fā)送
4)使用專業(yè)的郵箱地址,比如給Prof發(fā)郵件盡量使用學(xué)校edu郵箱
5)收到回信記得禮貌回復(fù),不管是否還有其他問(wèn)題或后續(xù)輸出,都請(qǐng)及時(shí)回復(fù)并表示感謝
6)心態(tài):不要怕寫錯(cuò)/語(yǔ)言不地道/用詞不準(zhǔn)確,只要能清晰表達(dá)自己的意思讓對(duì)方理解即可。同時(shí),郵件往來(lái)的過(guò)程也是學(xué)習(xí)書寫的過(guò)程,所以不用擔(dān)心,時(shí)間長(zhǎng)了就熟悉啦。
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