企業(yè)郵箱使用規(guī)范應(yīng)該怎樣制定?企業(yè)郵箱是員工開展內(nèi)外交流與溝通的重要工具,規(guī)范使用企業(yè)郵箱對提升企業(yè)整體形象有著積極作用。那么我們應(yīng)該怎樣制訂企業(yè)郵箱使用規(guī)范呢?
企業(yè)郵箱使用規(guī)范范本
1、制定目的
為了規(guī)范公司郵箱管理,正確使用和利用郵箱普通,充分發(fā)揮企業(yè)郵箱的作用,最大限度地提高郵箱的使用率。
2、適用范圍
本制度適用于xx全體員工(含分公司)。
3、權(quán)責(zé)
3.1 行政部負責(zé)企業(yè)郵箱的安全管理和運行秩序維護;
3.2 各部門(中心)員工是負責(zé)正確使用企業(yè)郵箱;
3.3 運維工程師負責(zé)公司郵件資料的保密,保證郵箱資料更新及時準(zhǔn)確
4、具體規(guī)定
4.1、新人培訓(xùn)
行政部前臺工作人員負責(zé)開通和管理員工個人電子郵箱,并對新進員工或不會使用企業(yè)郵箱的員工進行初步培訓(xùn)
4.2、賬號開通
密碼管理:企業(yè)郵箱開通后,使用者可登錄郵箱網(wǎng)絡(luò)地址,比如“mail.dns110.com”,輸入分配的個人用戶名和密碼登陸郵箱,并在第一時間進行密碼更改,以確保郵箱的安全性。
簽名管理:在郵箱設(shè)置里,設(shè)定個人簽名,使用公司統(tǒng)一的格式(包含:電話、傳真、收集、郵箱、公司名稱、公司網(wǎng)址、地址、logo等)
4.3、郵件收發(fā)
公司全員上班之后第一件事為打開企業(yè)郵箱檢查郵件,在外出差的同事對郵箱設(shè)置“郵件到達短信提醒功能”,以便及時處理公務(wù)。
4.4、郵件撰寫
4.4.1 稱呼:可以稱呼對方姓名及身份,注意如果發(fā)給多人的話,有時還要注意一個順序問題。
4.4.2 確保無錯別字,表述準(zhǔn)確,盡量避免有歧義的詞語。
4.4.3 表述有條理。需要談多件事情時,用1、2、3、4、等標(biāo)識。
4.4.4 合理使用大寫、加粗、字體顏色等功能,以突出重點。
4.4.5 使用結(jié)束語。如有任何問題請隨時聯(lián)系我;或顯示誠懇和感謝,如:此致敬禮、祝商祺等。
4.5 郵箱管理
4.5.1 運維工程師根據(jù)公司對郵箱管理的安全需求、風(fēng)險評估后的安全隱患提交解決方案、風(fēng)險管理控制措施等;
4.5.2 及時給各部門提供郵箱各類技術(shù)支持,保證各部門工作順利開展;
4.5.3 定期檢查郵箱的使用情況,對不按規(guī)定使用郵箱的員工給予口頭警告,三次以上的關(guān)閉其郵箱使用權(quán);
4.5.4 定期更新、刪除郵箱名單,確保郵箱資料的準(zhǔn)確率;
4.5.5 根據(jù)公司發(fā)展的需要和要求,對郵箱設(shè)置及時做出調(diào)整;
4.5.6 定期維護和檢查外部托管機器、設(shè)備,保證正常運行;
4.5.7 對郵箱的申請資料,應(yīng)認真審核,確保審批正確、資料正確、申請符合性等。
5、本規(guī)定最終解釋權(quán)歸行政部,此前與本規(guī)定相沖突者,均以本規(guī)定為準(zhǔn)。
6、本規(guī)定自文件發(fā)布之日起正式生效執(zhí)行。
7、相關(guān)附件
附件1:企業(yè)郵箱申請單
附件2:企業(yè)郵箱簽名模板
xx公司行政部
xx年xx月xx日
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